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Dokumentenmanagement

Digitale Dokumentenmanagement Software verbessert das gesamte Unternehmen auf vielen Ebenen.

Dokumentenmanagement Software (DMS) unterstützt die Verwaltung von digitalen Dokumenten. In der ursprünglichen Form ging es beim Dokumentenmanagement um die Verwaltung digitalisierter Schriftstücke mit Verschlagwortung für die bessere Wiederauffindbarkeit. Der Aufwand im Vergleich zur normalen Dokumentenablage auf einem Netzlaufwerk war jedoch deutlich höher. Die Gründe waren hohe Kosten für speziell geschultes Personal und notwendiger IT-Infrastruktur und ein enormer zeitlicher Aufwand bei der Verschlagwortung.

Der Einsatz lohnte sich dementsprechend erst, wenn lang abgelegte Dokumente schnell wiedergefunden werden mussten. Etwa auf Grund gesetzlicher Erfordernisse, zum Beispiel einer Steuerprüfung. Der wirtschaftliche Nutzen eines digitalen Dokumentenmanagementsystem war daher lange Zeit sehr schwer zu ermitteln.

Heutige DMS bietet zahlreiche weiter reichende Funktionen und Vorteile als die reine Dokumentenverwaltung und beschränkt sich auch nicht mehr allein auf die Verwaltung von digitalisierten Schriftstücken, sondern adressiert jegliche Art von elektronischen Dokumenten. Der Aufwand, diese in einem zentralen DMS abzulegen ist unter anderem aufgrund einer Vielzahl von (teils automatisierten) Importmöglichkeiten deutlich geringer. Dank einer OCR Texterkennung bedarf es auch nicht mehr einer manuellen Verschlagwortung, sondern die Dokumentenmanagement Software kann den Inhalt der Dokumente selbst in sekundenschnelle durchsuchen.

Moderne digitale Dokumentenmanagement Software bezeichnen sich als Digital Workplace, da sie die bisherige analoge Büroarbeit im hohen Maße automatisieren und den Mitarbeiter entlasten. Digital Workplace Lösungen assistieren den Mitarbeitern in einem so großen Maße, dass diese einen erheblichen Zeitgewinn und Arbeitsqualität zurückgewinnen.

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